Företagets bokföringsskyldighet, vad gäller?

Affärshändelserna i företaget ska bokföras löpande. Det innebär att ansvarig för företaget inte får vänta för länge med att registrera affärshändelserna i bokföringen, alternativt lämna ifrån sig underlag för någon annan att bokföra.

Även om företaget anlitar någon som sköter företagets bokföring är det ytterst företaget (dvs ägare, styrelse, vd) som ansvarar för att bokföringen blir riktig.

Företaget är skyldigt att arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst 7 år. För företag som har en styrelse är det styrelsen som bär ansvaret för att detta sker.

Huvudregeln avseende bokföringsplikt lyder enligt följande:

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag.

En affärshändelse som inträffat under en kalendermånad ska bokföras senast under den påföljande månaden. Underlagen måste hållas ordnade i avvaktan på bokföringen.

Undantag från huvudregeln:

Utgångspunkten i bokföringslagen är att bokföringen ska göras i anslutning till affärshändelsen. Det finns några undantag från detta som innebär att företaget får senarelägga bokföringen trots att alla förutsättningar finns för att kunna bokföra.
Bokföringen får senareläggas endast om verifikationerna i avvaktan på bokföring ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs.

För kontanta in- och utbetalningar innebär bestämmelsen att det är presentationen i systematisk ordning som kan senareläggas. Bokföring av kontanta in- och utbetalningar så att de kan presenteras i registreringsordning ska göras senast påföljande arbetsdag. Detta gäller oavsett om företaget sköter bokföringsarbetet på egen hand eller överlämnar det till en redovisningskonsult. Bokföringen för presentation i registreringsordning kan t.ex. göras i en kassajournal. Med andra ord är det mycket striktare reglerat vad gäller kontanta transaktioner.
Följande undantag för icke kontanta transaktioner finns:

1.    Bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Möjligheten till senareläggning underlättar en samordning med redovisningen av mervärdesskatt, men gäller även företag som inte är skattskyldiga för mervärdesskatt.

2.    Om den årliga nettoomsättningen normalt uppgår till högst tre miljoner kronor, får bokföringen senareläggas till 50 dagar efter utgången av det kvartal då affärshändelsen inträffade.

3.    Bokföringen får senareläggas till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade om:

a. det normalt förekommer högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår, och

b. den årliga nettoomsättningen normalt uppgår till högst en miljon kronor.

Omfattar räkenskapsåret annan tid än tolv månader, ska antalet verifikationer och affärshändelser i punkten a justeras.

4.    Enskilda näringsidkare får senarelägga bokföringen till den dag som inkomstdeklaration för det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade ska lämnas enligt bestämmelserna i skatteförfarandelagen om:

a. företaget inte utför gränsöverskridande transaktioner inom EU. Gränsöverskridande transaktioner innebär omsättning, förvärv eller överföringar av varor som transporteras mellan EU-länder samt omsättning eller förvärv av tjänster som förvärvaren är skattskyldig för i Sverige.

b. det normalt förekommer högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår, och

c. den årliga nettoomsättningen normalt uppgår till högst en miljon kronor.

Omfattar räkenskapsåret annan tid än tolv månader, ska antalet verifikationer och affärshändelser i punkten b justeras.
Bokföringen får alltså senareläggas fram till den tidpunkt som inkomstdeklarationen ska lämnas. Har företaget fått anstånd med att lämna inkomstdeklarationen får bokföringen senareläggas fram till det datum som anges i beslutet om anståndet.