Påminnelserutiner, vad gäller?

Dröjsmålsränta och avgifter
Betalar inte kunden sin faktura i tid kan du ha rätt att ta ut dröjsmålsränta och avgifter.

Amorteringsuppgörelser och förlängd kredittid
I vissa fall behöver ditt indrivningsförfarande inte bli så omfattande utan du kanske kan lösa kundens betalningssvårigheter genom att låta honom delbetala sin skuld med hjälp av en avbetalningsplan eller genom att flytta fram fakturans förfallodatum.

Betalningspåminnelse
Det finns inte några formella krav på hur en betalningspåminnelse ska se ut. Det finns heller inget som säger att du måste skicka en betalningspåminnelse innan du går vidare till inkassoåtgärder. Det är dock god inkassosed att göra så.

Tidpunkt
Du bör inte skicka påminnelsen alltför nära förfallodagen eftersom det kan skapa onödig irritation och extra arbete. Du bör inte heller vänta för länge eftersom det kan ge intryck av att du tillåter en viss betalningsförsening. Ju längre du väntar desto osäkrare blir det också om du överhuvudtaget kommer att få betalt.

En påminnelse
Du ska normalt inte skicka mer än en påminnelse för varje faktura, för då kan kunden tro att du inte förväntar dig betalning förrän efter ett antal påminnelser. Dessutom kostar arbetet med att skicka påminnelser pengar.

Vissa företag skickar två betalningspåminnelser. Den första betalningspåminnelsen har då ofta en mjuk formulering om krav på betalning men ingen information om inkassoåtgärder. Den andra påminnelsen blir då i form av ett kravbrev.

Påminnelseavgift
För att du ska ha rätt att ta ut ersättning för påminnelsen, så kallad påminnelseavgift, måste du ha avtalet om detta med motparten.

Formulering av påminnelse
Texten i påminnelsen bör vara klar och tydlig. Av påminnelsen ska det framgå att kunden inte har betalat men att han är skyldig att göra det.

Påminnelsen bör också innehålla informationen att dröjsmålsränta kommer att utgå och att du kommer att gå vidare till inkasso om kunden inte betalar. Tala också om hur mycket som ska betalas, varför det ska betalas och vart det ska betalas. Om du har möjlighet kan det underlätta att skicka med en fakturakopia.

Inkasso
Betalar inte motparten trots påminnelsen är nästa steg att skicka ett inkassokrav. Inkasso är ett i lag reglerat förfarande som ger dig ett påtryckningsmedel för att få betalt för din fordran. I och med inkassokravet informerar du köparen om att du överväger att inleda rättsliga åtgärder. Det är i regel en förutsättning att du skickat ett inkassokrav innan du går vidare med betalningsföreläggande eller stämning i domstol.

Inkassokravets innehåll
För att kravet ska räknas som ett inkassokrav ska det enligt lag vara skriftligt och innehålla följande uppgifter:

– fordringsägare
– skuld (hur stor den är, förfallodatum och vad skulden avser)
– eventuell dröjsmålsränta samt hur den är beräknad
– inkassokostnad (se nedan)
– information om att du kommer att ansöka om betalningsföreläggande eller stämning och utmätning om       kunden inte betalar
– tidsfristen, dvs ett senaste betalningsdatum då skulden ska vara betald tillsammans med en information     om att du annars kommer att gå vidare på det sätt som du beskrivit. Tidsfristen ska vara minst 8 dagar.
– information om hur kunden ska betala skulden, t ex till ditt plusgiro- eller bankgirokonto.

Inkassokostnad
Man har enligt lag rätt att debitera en inkassokostnad för ett skriftligt inkassokrav. Det krävs inget avtal för att man ska ha rätt att ta ut denna inkassokostnad, men skulden måste naturligtvis vara förfallen.

Ett inkassokrav per fordran
Man får skicka högst ett inkassokrav per fordran. Därefter måste du välja om du ska gå vidare eller om du ska skriva av skulden.

Själv eller via inkassobyrå
Du kan skicka inkassokravet själv eller anlita ett inkassoföretag som hjälper dig att driva in fordringen.Väljer du att sköta inkassohanteringen kan du få en bättre styrning och kontroll på ärendet och i vissa fall även en billigare hantering. Men det krävs självklart kunskap för att framgångsrikt kunna driva egen inkasso.

Betalningsföreläggande
Ska du inleda rättsliga åtgärder?
Om kunden inte betalar trots inkassokravet måste du ställa dig frågan om du ska inleda ett rättsligt förfarande, det vill säga ansöka om betalningsföreläggande eller stämning vid tingsrätten.

Du måste ta hänsyn till att det tar tid och kostar pengar att ansöka om betalningsföreläggande eller stämning vid tingsrätt. Därför bör du undersöka vilka möjligheter kunden har att betala och utifrån det göra en avvägning om det verkligen är värt att inleda ett rättsligt förfarande.

Om du väljer att gå vidare är normalt nästa steg att ansöka om betalningsföreläggande. Denna ansökan görs hos Kronofogden och kostar 300 kr. Kostnaden läggs på den skuld som kronofogden eventuellt lyckas driva in.

Ansökan bör inte göras tidigare än 4 dagar efter att den tidsfrist som anges i inkassokravet har gått ut.

Krav för betalningsföreläggande
För att du ska kunna få ett betalningsföreläggande måste du som huvudregel först ha skickat ett inkassokrav. Detta gäller inte om den betalningsskyldige uppenbarligen försöker dra sig undan betalning eller om det finns särskilda skäl.

Särskilda skäl kan vara att fordringen inom kort kommer att preskriberas. Med detta menas att du inte längre kan kräva betalt.

Utslag
Om din ansökan om betalningsföreläggande går igenom får du ett utslag (beslut) av Kronofogden. Utslaget är en exekutionstitel som kan ligga till grund för utmätning. Utmätning görs automatisk om inte du har sagt annat. Läs mer om detta längre fram i avsnittet om utmätning.

Ingen prövning
Om kunden bestrider kravet kan inte Kronofogden besluta om betalningsföreläggande. Du kan då begära att Kronofogden lämnar över ärendet till tingsrätten.

Stämning till tingsrätten
Om din kund bestrider din fordran, dvs om han anser att den är felaktig på något sätt, så säger man att fordran är tvistig. För att gå vidare måste du i dessa fall ansöka om stämning vid domstol.

En stämningsansökan lämnas in till tingsrätten på den ort där din kund har sin verksamhet respektive där kunden är folkbokförd om det rör sig om en privatperson.

Dom
Om domstolen anser att du har rätt får du en dom på detta. Domen är en exekutionstitel som kan ligga till grund för utmätning.

Utmätning
När Kronofogden beslutat om betalningsföreläggande eller tingsrätten fastställt din kunds betalningsskyldighet, kan en utmätning göras.

Vid betalningsföreläggande verkställer Kronofogden utmätningen automatiskt. Om du inte vill att Kronofogden ska göra en utmätning måste du ange detta i din ansökan om betalningsföreläggande.

Har tingsrätten fastställt kundens betalningsskyldighet måste du därefter ansöka om utmätning om du vill få en sådan genomförd.